Wissen · KI-Verordnung

Die KI-Verordnung im Mittelstand: welche Pflichten ab wann greifen und wen sie betreffen

Die europäische KI-Verordnung gilt als Regelwerk für Technologiekonzerne. Tatsächlich betrifft der größere Teil ihrer Pflichten diejenigen, die KI lediglich einsetzen. Dieser Beitrag ordnet ein, welche Rolle ein mittelständisches Unternehmen einnimmt, welche Pflichten daraus folgen, was die Schulungspflicht nach Artikel 4 konkret verlangt und wie sich das Ganze zur DSGVO verhält.

Die Wahrnehmung im Mittelstand ist eindeutig: Die KI-Verordnung sei ein Thema für Anbieter von Sprachmodellen, für Konzerne mit eigener Forschung, jedenfalls nicht für ein Ingenieurbüro mit 60 Mitarbeitern. Diese Einschätzung ist nachvollziehbar und dennoch falsch. Die Verordnung knüpft Pflichten nicht an die Unternehmensgröße, sondern an eine Rolle, und in diese Rolle rutscht ein Betrieb bereits dann, wenn er ein handelsübliches Werkzeug im Arbeitsalltag einsetzt.

Gleichzeitig ist die Lage weniger bedrohlich, als die Schlagzeilen vermuten lassen. Für die Anwendungen, mit denen mittelständische Unternehmen typischerweise beginnen, bleibt der Pflichtenkatalog überschaubar. Aufwendig wird es nur in klar benannten Sonderfällen. Die Aufgabe besteht deshalb nicht darin, alles zu erfüllen, sondern zuerst zu bestimmen, wo man überhaupt steht.

Erste Frage: Anbieter oder Betreiber

Die Verordnung unterscheidet mehrere Rollen. Praktisch relevant sind zwei davon. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung nutzt. Wer ein Sprachmodell im Geschäftstarif abonniert und damit Angebotsentwürfe erzeugt, ist Betreiber und nicht Anbieter.

Diese Einordnung ist keine Formalie, denn sie entscheidet über den Umfang der Pflichten. Der Anbieter trägt die Hauptlast: technische Dokumentation, Konformitätsbewertung, Risikomanagement. Der Betreiber hat deutlich weniger, aber eben nicht nichts zu tun. Wichtig ist eine Grenze, die im Alltag leicht überschritten wird: Wer ein zugekauftes System wesentlich verändert, es unter eigenem Namen anbietet oder seinen Zweck erheblich umwidmet, kann selbst zum Anbieter werden. Für ein Unternehmen, das eigene Assistenten für den internen Gebrauch konfiguriert, ist das in der Regel unkritisch. Wer eine so entstandene Lösung an Kunden weitergibt, sollte die Rollenfrage vorher klären.

Zweite Frage: welche Risikoklasse

Die Verordnung staffelt Anforderungen nach dem Risiko der Anwendung, nicht nach der eingesetzten Technik. Vier Stufen sind zu unterscheiden.

Die praktische Konsequenz ist entlastend: Die typischen Einstiegsfälle liegen in Stufe vier, gelegentlich in Stufe drei. Aufwendig wird es dort, wo über Menschen entschieden wird. Genau diese Anwendungen gehören deshalb nicht in ein erstes Projekt, sondern in eine eigene, sorgfältig geprüfte Betrachtung.

Die Pflicht, die jeden trifft: KI-Kompetenz nach Artikel 4

Eine Pflicht gilt unabhängig von Rolle und Risikoklasse. Artikel 4 verlangt, dass Unternehmen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Personen sicherstellen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Berücksichtigt werden dabei die technischen Kenntnisse der Beteiligten, der Einsatzkontext und die betroffenen Personengruppen.

Die Vorschrift ist bewusst offen formuliert. Sie nennt kein Stundenkontingent, kein Zertifikat und keinen Anbieter. Das macht sie in der Praxis angenehm und unangenehm zugleich: Es gibt keinen Pflichtkurs, den man abhaken kann, aber eben auch keine klare Untergrenze, auf die man verweisen könnte. Bewährt hat sich ein Vorgehen in vier Teilen.

Der Aufwand ist gering im Verhältnis zur Wirkung. Und er zahlt sich doppelt aus, weil dieselbe Maßnahme die häufigste Ursache für scheiternde KI-Projekte behebt: fehlende Akzeptanz und unklare Zuständigkeit.

Transparenz nach Artikel 50

Die zweite Pflicht, die Betreiber im Alltag berührt, ist die Offenlegung. Wer Kunden mit einem automatisierten System kommunizieren lässt, muss das erkennbar machen. Wer Inhalte maschinell erzeugt und veröffentlicht, muss sie unter bestimmten Voraussetzungen als solche kennzeichnen. Für Bild, Ton und Video, die echte Personen oder Ereignisse darstellen, gelten strengere Anforderungen als für Texte aus dem Marketing.

Im Ergebnis ist das der günstigste Teil der Verordnung. Ein Satz im Chatfenster, ein Hinweis in den Datenschutzhinweisen, eine Kennzeichnung bei erzeugtem Bildmaterial. Unterlassen fällt dagegen sofort auf, weil es für jeden Besucher sichtbar ist.

Zur Fristenlage

Die Verordnung ist 2024 in Kraft getreten und wird gestaffelt anwendbar. Die verbotenen Praktiken und die Pflicht zur KI-Kompetenz gelten seit Anfang 2025, die Regeln für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck seit Mitte 2025. Der große Block der übrigen Bestimmungen folgt zwei Jahre nach Inkrafttreten, die Anforderungen an Hochrisiko-Systeme in regulierten Produkten noch später.

Zur Redlichkeit gehört ein Hinweis: An einzelnen Fristen und Durchführungsdetails wurde nach Inkrafttreten weiter gearbeitet, unter anderem im Zusammenhang mit Vorschlägen zur Vereinfachung digitaler Regelwerke. Wer eine Frist zur Grundlage einer Investitionsentscheidung macht, sollte den aktuellen Stand vorher prüfen. Für die beiden Pflichten, die den Mittelstand unmittelbar treffen, ändert das nichts: Sie gelten bereits.

Zusammenspiel mit der DSGVO

Die KI-Verordnung ersetzt den Datenschutz nicht, sie tritt daneben. Beide Regelwerke verfolgen unterschiedliche Zwecke: Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, die KI-Verordnung regelt das Produkt und seinen Einsatz. Eine Anwendung kann datenschutzrechtlich einwandfrei und nach der KI-Verordnung trotzdem unzulässig sein, und umgekehrt.

In der Praxis überlappen sich die Anforderungen an drei Stellen, und das lässt sich nutzen. Die Transparenzpflicht gegenüber Kunden und Beschäftigten ergibt sich aus beiden Regelwerken und wird in einem Schritt erledigt. Die menschliche Endkontrolle löst gleichzeitig die Frage der automatisierten Entscheidung nach Artikel 22 DSGVO und einen Teil der Anforderungen an Hochrisiko-Anwendungen. Und die schriftliche Nutzungsregel dient zugleich als Nachweis der Eingabedisziplin und als Baustein der KI-Kompetenz. Wer beides getrennt abarbeitet, macht die Arbeit zweimal.

Eine Vertiefung zum datenschutzrechtlichen Teil steht im Beitrag DSGVO und KI.

Was zuerst zu tun ist

Der erste Schritt ist immer eine Bestandsaufnahme, und sie ist kürzer als erwartet. Sie beantwortet vier Fragen: Welche KI-Systeme sind bei uns im Einsatz, auch inoffiziell? In welche Risikoklasse fällt jede dieser Anwendungen? Wer arbeitet damit, und ist diese Person geschult? Und welche Nachweise könnten wir heute vorlegen?

Erfahrungsgemäß liegt die unangenehmste Erkenntnis nicht bei den Risikoklassen, sondern bei der ersten Frage. In den meisten Betrieben wird KI längst genutzt, nur ungeregelt und mit privaten Zugängen. Damit ist die Bestandsaufnahme nicht nur der Einstieg in die Verordnung, sondern zugleich die Behebung des größten realen Risikos.

Die Verordnung verlangt vom Mittelstand also weniger, als ihr Ruf vermuten lässt, aber sie verlangt es verbindlich. Wer Rolle und Risikoklasse geklärt hat, sein Team geschult und die Kenntnisnahme dokumentiert hat, ist für die Anwendungen, mit denen der Einstieg typischerweise beginnt, aufgestellt.

Die Darstellung ersetzt keine Rechtsberatung.